RMX Comercial · Portal de transparencia
Así funciona el asistente virtual de WhatsApp
El asistente atiende el WhatsApp de RMX Comercial (refrimexcomercial.com) como un asesor más del equipo de ventas. Este portal explica qué hace, de dónde sale cada dato, qué textos de seguimiento envía al cliente y en qué momentos interviene una persona del equipo.
Qué hace el asistente
Así es una conversación de compra
Es el camino típico — el cliente puede entrar en cualquier punto y el asistente lo acompaña. Cada paso indica qué integración o acción ocurre detrás.
- Bienvenida
Recibe al cliente con el saludo del equipo y pregunta cómo puede ayudarle.
- Entiende la necesidad
Si el cliente busca algo general, comparte la liga de la categoría; si da características, presenta una lista corta de modelos reales (máximo 5) preguntando una cosa a la vez.
- Verifica el equipo en la tienda
Antes de dar un precio, consulta el producto en la tienda en línea: precio vigente con IVA, existencia y liga oficial.
Integración con WooCommerce: buscar producto - Confirma el interés y arma el pedido
Pregunta si ese es el equipo que le interesa al cliente y si desea agregar algún otro; así construye el pedido completo antes de hablar de envío. Si la conversación queda abierta sin concretar, al día siguiente el cliente recibe el texto de Seguimiento de cotización.
Acción del sistema: seguimiento de cotización al día siguiente - Calcula el envío
Con el código postal y colonia arma el carrito en la tienda y presenta las tarifas reales (o el envío gratuito si la compra lo alcanza). Si la zona requiere cotización especial, canaliza con un asesor.
Integración con WooCommerce: calcular envíoAsesor si la zona lo requiere - Cotización formal, si el cliente la pide
El pedido queda registrado en la tienda y el contacto e interés del cliente se guardan para el seguimiento del equipo de ventas. Si a los tres días el pedido sigue en espera, el cliente recibe el texto de Cotización lista.
Integración con WooCommerce: registrar cotizaciónIntegración con Odoo: guardar informaciónAcción del sistema: "Cotización lista" a los 3 días - Confirmación de compra y datos de pedido
Cuando el cliente decide comprar, el asistente pide en un solo mensaje: nombre, dirección de entrega, correo y datos fiscales si requiere factura.
Un asesor valida el pedido - Liga de pago segura
El cliente recibe su liga de pago oficial: tarjeta, transferencia o Mercado Pago. Nunca se le pide pagar en la página ni por otros medios. Si no paga, a las 24 horas recibe el Recordatorio de pago y a las 72 horas el texto de Pago pendiente.
Integración con WooCommerce: generar liga de pagoAcción del sistema: recordatorio a las 24 h y pago pendiente a las 72 h - Después del pago
Confirmación de pago, aviso de embarque con número de guía, aviso de entrega, confirmación y encuesta — los textos de seguimiento de la siguiente sección.
Acción del sistema: textos de estatus del pedido
De dónde salen los datos: integraciones
| Integración | Qué hace | Cuándo ocurre |
|---|---|---|
| WooCommerce buscar producto | Consulta precio vigente con IVA, existencia y liga oficial del equipo | Cada vez que cotiza un equipo |
| WooCommerce calcular envío | Arma el carrito con el código postal del cliente y obtiene las tarifas reales de la tienda | Cuando el cliente confirma su pedido y comparte código postal y colonia |
| WooCommerce registrar cotización | Registra el pedido en la tienda como cotización, sin cobrar | Cuando el cliente pide su cotización formal por escrito |
| WooCommerce generar liga de pago | Activa el pedido y produce la liga de pago oficial | Cuando el cliente confirma la compra y un asesor valida el pedido |
| Odoo guardar información | Guarda el contacto del cliente y su equipo de interés en el CRM del equipo de ventas, con el resumen de la conversación — sin duplicar registros (identifica por teléfono) | Al registrar la cotización formal |
| Odoo avisos de pedido | Cuando el equipo confirma o actualiza un pedido en su Odoo, la plataforma recibe el aviso, identifica al cliente y guarda su identificador de Odoo en la ficha del cliente | Al confirmarse o actualizarse el pedido en Odoo |
| Sistema textos de seguimiento | Programa y envía los textos de seguimiento de la siguiente sección | Según la etapa de la compra (detalle abajo) |
Textos de seguimiento que recibe el cliente
Los 9 textos están activos. Cada uno con su texto exacto, en qué momento se envía y qué acción del cliente (o etapa del pedido) lo detona. Las partes entre corchetes se llenan con los datos reales de cada compra.
Regla general: el cliente nunca recibe dos seguimientos de la misma cotización — programar uno nuevo cancela el anterior — y si dice que ya no está interesado, se cancelan todos.
Cuándo interviene una persona
- Siempre que el cliente lo pida: "quiero hablar con un asesor" o buscar a alguien del equipo por su nombre pasa la conversación a una persona.
- Antes de cobrar: todo pedido confirmado lo valida un asesor antes de que salga la liga de pago.
- Cuando el asistente no puede resolverlo: envíos que requieren cotización especial, gestiones que no pudo completar en la tienda, o cualquier falla — lo dice con claridad y canaliza.
- Reclamos, daños, devoluciones e instalaciones: siempre los atiende el equipo, no el asistente.
- Si un asesor ya está atendiendo la conversación, el asistente no interviene.
Pendientes de desarrollo
Estado real del proyecto. La columna de dudas lista lo que necesitamos que Refrimex resuelva para cerrar cada pendiente. Finalizado Esperando respuesta de Refrimex
| Tema | Qué es | Dudas por resolver (Refrimex) | Estado |
|---|---|---|---|
| Catálogo completo integrado | El asistente conoce los ~2,550 productos de la tienda y cotiza con precios y existencias en vivo | — | Finalizado |
| Seguimientos automáticos | El asistente programa, reprograma y cancela los seguimientos según la etapa de la compra | — | Finalizado |
| Los 9 textos de seguimiento activos | Todos conectados a los eventos reales del pedido: cotización, pago, embarque, entrega y encuesta | ¿Los 9 textos son correctos tal como están? ¿Están de acuerdo con las fechas de envío de cada uno? | Esperando respuesta |
| Datos registrados en Odoo (CRM) | Cada cotización formal crea el prospecto y el contacto en Odoo con el resumen de la conversación | Hoy se envían a Odoo: nombre del cliente, teléfono, correo, equipo de interés, resumen de la conversación y datos del pedido (número, estatus, total y liga de pago); con eso se crea o actualiza el prospecto (origen WhatsApp, etiqueta iVentas) y el contacto, sin duplicar. De regreso, la plataforma guarda en la ficha del cliente su identificador de Odoo. ¿Hace falta enviar algún otro campo? Sean específicos. ¿En qué punto debe hacerse el guardado: desde que llega el cliente y se actualiza al tener la cotización, o solo hasta que se cotiza (como hoy)? ¿A qué etapa entra el prospecto y a qué vendedor se asigna? ¿También crear el pedido de venta en Odoo, o vive solo en la tienda? | Esperando respuesta |
| Rastreo de paquetería con avisos | Avisos automáticos de "enviado" (con paquetería y guía) y "entregado", leyendo la información registrada en el pedido de la tienda | Confirmar cómo registra el equipo la guía en el pedido. ¿Tres Guerras se rastrea por sistema o de forma manual? ¿Avisar al cliente en "enviado", en "entregado" o en ambos? | Esperando respuesta |
| Encuesta post-entrega automática | Se envía tres días después de registrarse la entrega | ¿Se manda siempre? ¿Tres días es el plazo correcto? | Esperando respuesta |
| Validación humana antes de la liga de pago | Un asesor aprueba cada pedido antes de que salga la liga | ¿Quién valida, en qué horario y con qué tiempo máximo de respuesta? ¿Todos los pedidos o solo casos especiales (factura, foráneo, monto alto)? | Esperando respuesta |
| Avisos desde Odoo al cliente | Que confirmar un pedido en Odoo dispare el WhatsApp al cliente correcto | Se debe crear un campo nuevo en Odoo para mantener el registro enlazado con iVentas. | Esperando respuesta |
| Sincronización Odoo → plataforma de chats | Reflejar en la plataforma las etiquetas, vendedor y estado que el equipo maneje en Odoo | ¿Qué información debe reflejarse (etiquetas, vendedor asignado, etapa del prospecto, estado del pedido) y en qué momento? | Esperando respuesta |